סקירה כללית

עובדים.IO

בהעסקת עובדים אנו נדרשים לקבל מהם מגוון טפסים, עם קליטתם בחברה ובשוטף: טופס 101, פרטי חשבון בנק, פרטים על קרן פנסיה, הודעה על תנאי עבודה וכו'.

עובדים.IO באה לעזור ליצור תהליכים ממוחשבים ויעלים למילוי הטפסים האלה. העובדים ימלאו את הטפסים מהסמארטפון או מהמחשב. המידע שיאסף יהיה יהיה מסודר וזמין ותוכלו להוריד אותו כדי להעבירו ביעילות אל מערכות השכר ומערכות המידע הארגוניות.

אז מה תוכלו לעשות עם עובדים.IO?

• טופס 101 דיגיטלי
  • קליטת עובדים חדשים
  • ניהול תהליך חידושים לכלל עובדים הארגון עם תחילת השנה
  • עדכון פרטים ע"י עובדים קיימים
• צירוף נספח לטופס 101 עם פרטי חשבון בנק ואישורים נוספים
• בקרוב: יצירת קיט קליטה שלם

מושגים מרכזיים

אלה הם המושגים המרכזיים בעובדים.IO:

ארגונים

ארגון יכול להיות כל גוף שמעסיק עובדים: חברה, עמותה, עוסק מורשה וכו'. לארגון יש פרטים מזהים כמו מספר ח.פ., מספר תיק ניכויים וכתובת. בנוסף, לכל ארגון ניתן להגדיר הגדרות שונות עבור הטפסים שלו.

אין הגבלה על כפילויות - ניתן שיהיו מספר ארגונים עם אותו מספר ח.פ., תיק ניכויים וכו'. כך ניתן ליצור ארגונים שונים בהתאם למחלקות, מפעלים, סוגי עובדים וכו'.

עובדים

עובד יכול להיות כל אדם, בין אם תושב ישראל או תושב חוץ, שעובד בארגון. כל עובד משוייך לארגון ספציפי במערכת ולא ניתן להעביר עובדים בין ארגונים.

לכל עובד יש מספר מזהה: זהו מספר הזהות הישראלי שלו או מספר הדרכון הזר שלו אם מדובר בתושב חוץ. אין בעיה שאותו אדם ישויך למספר ארגונים, אך יהיה מדובר בעובדים נפרדים במערכת. שינוי של פרטים בעובד בארגון אחד לא ישפיע על העובד בארגון שני.

בתוך הארגון, לא ניתן שיהיו שני עובדים עם אותו מספר מזהה.

פורטל עובדים

מערכת אינטרנטית באמצעותה בעובדים מבצעים פעולות במערכת: מילוי וצפייה בטפסי 101.

הכניסה לפורטל העובדים היא באמצעות קבלת קוד סודי ב-SMS או בדוא"ל. העובד מכניס קוד ארגון, מספר מזהה ומספר טלפון נייד. אם הפרטים תואמים את הפרטים בתיק העובד אז תשלח אליו הודעת SMS עם קוד שאותו העובד יצטרך להכניס.

פורטל העובדים נמצא ב-app.ovdim.io, אך ניתן ומומלץ ליצור קישור שקוד הארגון מוטבע בו.

טפסי 101

תהליך מילוי ממוחשב של טופס 101 של רשות המסים יחד עם נספח הכולל פרטים כמו פרטי חשבון בנק ומגוון שאלות נוספות הניתנות לבחירה.

משתמשים

משתמש הוא בעל תפקיד בארגון או מטעמו של הארגון שלוקח חלק בניהול בתהליך מילוי הטפסים: חשבי שכר, מנהלי כוח אדם וכו'.

משתמש יכול לבצע מגוון פעולות ממערכת הניהול - ליצור עובדים חדשים, להתחיל תהליכי מילוי טפסים חדשים, לבדוק ולאשר טפסים, לחתום אותם אלקטרונית וכו'.

לכל משתמש ניתן להגדיר במערכת תפקידים שיקבעו את ההרשאות שלו.

אל אף שגם העובדים הם משתמשים בעובדים.IO, נשתמש במדריך הזה במונח משתמשים רק כדי להתייחס לבעלי התפקידים בארגון.

מערכת ניהול

מערכת אינטרנטית באמצעותה המשתמשים מבצעים פעולות: ניהול ארגונים, עובדים, משתמשים וטפסי 101.

הכניסה למערכת הניהול היא באמצעות כתובת דוא"ל וסיסמה או באמצעות חשבון Google אם המשתמש מקושר אליו.

מערכת הניהול נמצאת בכתובת manage.ovdim.io.