ייבוא עובדים

בעוד יצירת עובדים מאפשרת יצירה של עובדים אחד-אחד, ייבוא עובדים מאפשר טעינה של עד 1,000 עובדים בבת אחת למערכת.

כדי להתחיל את תהליך הייבוא, לחצו על כפתור "ייבוא עובדים" במסך העובדים:

הגדרות ייבוא

במסך שיפתח שלושה חלקים:

• פעולה - פה תגדירו את
• מקור - פה תגדירו ותעלו את הקובץ ממנו ימשכו הנתונים.
• ערכי ברירת מחדל - פה תגדירו ערכים שינתנו כברירת מחדל לעובדים שיווצרו, כלומר במידה והם לא יתקבלו מקובץ המקור.

אפשרויות מקור

ניתן לקלוט קבצים משני סוגים:

ייבוא קבצי CSV

CSV הוא פורמט בו הנתונים נשמרים כטבלה. ניתן לפתוח אותו עם אקסל ומערכות שכר ומערכות מידע אחרות בדרך כלל יכללו אפשרות לייצא נתונים בפורמט זה.

אם מערכת השכר שלכם יודעת לייצא נתונים לפורמט אחר שנפתח ע"י אקסל, למשל XLS או XLSX, אז תוכלו לפתוח את הנתונים עם אקסל ולשמור אותם כ-CSV. בשמירה באקסל, בחרו בסוג הקובץ CSV UTF-8 (Comma delimited).

ייבוא קבצי JSON

JSON הוא פורמט שמיועד לעיבוד ממוחשב ואידיאלי למי שמייצר את הקבצים לייבוא עם תוכנות מחשב ייעודית. בקרוב נפרסם תיעוד למבנה הנתונים.

קידוד הקובץ

אם הקובץ נטען כג'יבריש ייתכן שיש לבחור בקידוד אחר. אם הקידוד המתאים אינו ידוע לך פשוט לנסות את האפשרויות השונות או לשלוח אלינו את הקובץ כדי שנבדוק אותו.

לאחר שהעלתם קובץ מקור (CSV או JSON) לחצו הבא. אם בחרתם במקור CSV אז תעבור למסך התאמת העמודות. אם בחרתם במקור JSON תעברו ישירות למסך התצוגה המקדימה.

התאמת עמודות בייבוא CSV

במסך זה תצטרכו להגדיר התאמה בין עמודות קובץ ה-CSV לבין שדות ברשומת העובד:

הטבלה מציגה את ההתאמות בין עמודות בקובץ ה-CSV לשדות בתיק העובד.

המערכת תיצור אוטומטית התאמות בין עמודות לבין שדות עם אותו שם, אם יש כאלה.

טבלת ההתאמות

בטבלה שלוש עמודות:

• כותרת עמודת מקור: הכותרת של העמודה בקובץ ה-CSV.
• נתונים לדוגמא: הערך המופיע בעמודה זו בשורה הראשונה בקובץ.
• שדה יעד: השדה שאליו מפנה העמודה (אם יש כזה).

ניתן להשתמש בשדה חיפוש מהיר... כדי לסנן את הרשימה לפי עמודות שטקסט החיפוש מופיע בהם.

ניתן לנן את הטבלה לפי שלושה מצבים:

• הכל: כל העמודות בקובץ.
• שלא הותאמו: עמודות שלא הוגדר עבורן שדה שהן יפנו אליו.
• שהותאמו: עמודות שמוגדר עבורן שדה שהן יפנו אליו.

יצירת התאמה

כדי ליצור התאמה בין עמודה לשדה יעד, העבירו את העכבר מעל השורה המתייחסת לאותה עמודה.

ברגע שתעשו את זה הטקסט "בחר..." בעמודת "שדה יעד" בטבלה יהפוך לכפתור. לחצו עליו.

כעת תוכלו לבחור בשדה שעמודה זו תפנה אליו. לחצו על שם השדה ליצירת ההתאמה.

תוכלו לחפש לפי שם השדה באמצעות השדה חיפוש מהיר....

במסך בחירת שדה יעד יש שלושה מצבים:

• הכל: כל השדות בתיק העובד.
• שלא הותאמו: שדות שאין עמודה שמפנה אליהם.
• שהותאמו: שדות שכבר יש עמודה שמפנה אליהם.

לאחר שתיצרו התאמה בין עמודה לשדה יעד, המערכת תבדוק אם הערכים בעמודה זו יכולים להתאים לערכים בשדה היעד, מבחינת סוג הנתונים שלהם. למשל שדה שמפנה אל מספר זהות צריך להכיל מספרי זהות תקינים וערך שמפנה אל כתובות דוא"ל צריך להכיל כתובות דוא"ל תקינות וכו'.

שינוי התאמה

כדי לשנות את שדה היעד שעמודה מפנה אליו, העבירו את העכבר מעל השורה המתייחסת לאותה עמודה.

ברגע שתעשו את זה הטקסט שם שדה היעד יהפוך לכפתור. לחצו עליו.

כעת תוכלו לבחור בשדה שעמודה זו תפנה אליו. לחצו על שם השדה ליצירת ההתאמה והעמודה תפנה מעתה לשדה החדש.

לאחר שתסיימו להתאים בין עמודות הקובץ לשדות העובד, לחצו הבא ליצירת תצוגה מקדימה לעובדים.

ביטול התאמה

כדי לבטל התאמה בין עמודה אל שדה יעד, העבירו את העכבר מעל השורה המתייחסת לאותה עמודה.

ברגע שתעשו את זה הטקסט שם שדה היעד יהפוך לכפתור ולצידו יופיע סימן של פח זבל.

לחצו על סימן פח הזבל לביטול ההתאמה.

תצוגה מקדימה

המערכת תייצר תצוגה מקדימה של העובדים בהתאם להגדרות הייבוא שבחרתם.

במידה ויש בקובץ המקור שורות שלא ניתן להמיר לעובדים, למשל כי חסר שדה חובה או כי נתון אינו תקין אז תוצג רשימה של העובדים שלא ניתן לייבא:

אם יש בעיות על כל העובדים שבקובץ אז לא תוכלו להתקדם בתהליך ויש לפתור קודם את הסיבות שבגללן לא ניתן לייבא את העובדים.

אם יש עובדים תקינים, אז תוכלו להתעלם מהעובדים הבעייתיים וייבא רק את התקינים. לחצו על הבא ותגיעו למסך תצוגה מקדימה:

עברו על נתוני העובדים ואם הכל תקין לחצו הבא ליצירת העובדים במערכת:

סיכום

כעת יוצג סיכום עם העובדים שנוצרו במערכת:

לחצו על סיום לחזרה לרשימת העובדים: